इसकी नवीनतम परिभाषा में उन क्षेत्रों को शामिल किया गया है जिन्हें परंपरागत तौर पर रिकार्ड प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों द्वारा संबोधित किया जाता रहा है.
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बताया जाता है कि कुछ लोगों ने सीसी टीवी पर कपड़ा डालकर उसकी रिकार्डिंग रोक दी थी, परन् तु उसके पहले का पूरा रिकार्ड प्रबंधन के पास मौजूद है.
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इसमें प्रत्यक्ष लागत जैसे मुद्रण के साथ-साथ आईटी सहायता, दस्तावेज और रिकार्ड प्रबंधन, पर्यावरण, नियामक बाध्दताएं और आखिरी उपयोगकर्ता की उत्पादनशीलता पर होने वाले अप्रत्यक्ष लागत समाहति हैं ।
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पूर्व योग्यता अपने घर, अधिकारी क्वार्टरों, निवेश बिल्डिंग और रिकार्ड प्रबंधन सुविधा बिल्डिंग आदि, दक्षिणी जोन के तहत केरल के कोट्टायम डिवीजन के तहत तमिलनाडु में और वाईकॉम में अधिकारियों के क्वार्टरों के निर्माण के लिए निविदा सूचना.
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रिकार्ड प्रबंधन सुविधाओं की खराब व्यवस्था पर टिप्पणी करते हुए श्री हबीबुल्ला ने कहा कि देश के एक महत्वपूर्ण विभाग, जो कि रिकार्ड कीपिंग के लिए जिम्मेदार है, डिपार्टमेंट ऑफ पर्सनल एंड ट्रेनिंग (डीओपीटी) की यह बहानेबाजी है.
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उन्होंने सरकार का यह दृष्टिकोण दोहराया कि भूमि अधिग्रहण अंतिम उपाय के रूप में ही किया जाएगा और उनका मंत्रालय देश में भूमि रिकार्ड प्रबंधन में सुधार की दिशा में काम कर रहा है, ताकि जमीन की बिक्री में पारदर्शिता को प्रोत्साहित किया जा सके।
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उसके बाद सार्वजनिक रिकार्ड एकत्रित करने, निजी पत्र एवं पुस्तकालय सामग्री के अधिग्रहण, रिकार्ड प्रबंधन, शोध एवं संदर्भ सामग्री, प्रकाशन, प्रशिक्षण, संरक्षण, रिप्रोग्राफी, बाहरी कार्यक्रम, राष्ट्रीय एवं अंतर्राष्ट्रीय स्तरों पर समन्वय, क्षेत्रीय इलाकों में कार्यालय का विस्तार जैसी अभिलेखागार की गतिविधियां काफी बढी हैं।
